سازمان های الکترونیکی سازمانهایی هستند که مأموریت کلی آنها، نیل به هدف، در راستاى عملکردهاى الکترونیکى منسجم، هماهنگ و نیمه متمرکز است. یک کاربرد فزاینده از کسب و کار الکترونیکى که توجه رسانه ها را خیلى جلب نکرده است، استفاده از اینترنت صرفاً براى اداره یک سازمان در حال فعالیت است. در واقع میلیون ها سازمان وجود دارند که کالایى را تحت اینترنت نمى فروشند اما کاربردهاى کسب و کار الکترونیکى را براى بهبود ارتباطات با سهامداران داخلى و خارجى و انجام بهتر فعالیت هاى کسب و کار سنتى استفاده مى کنند.

قوانین جدید کسب و کار الکترونیکى

بهتر است قبل از اینکه بتوانیم درباره سازمان هاى الکترونیکى و اینکه چطور آنها بر مباحث رفتار سازمانى تاثیر مى گذارند حرفى بزنیم، مطالبى که درباره سازمان هاى الکترونیکى منحصر به فرد است را بیان کنیم. این مطالب در شش قانون جدید کسب و کار الکترونیکى خلاصه مى شوند:

1.      هیچ قانونى وجود ندارد که توسط همه پذیرفته شده باشد.

2.      مزیت به پیشتازان مى رسد. به مصداق دنیاى واقعى، پرنده اى که اول به طعمه برسد آن را مى گیرد.

3.      موفقیت به سرعت از دست مى رود. هرچقدر سرعت داشته باشید باز به اندازه کافى سریع نیستید. قبلاً

«بزرگ، کوچک را مى بلعید» اما امروز «سریع، کند را مى بلعد».

4.      قیمت ها تحت فشار دائمى قرار دارند. هزینه پایین تر ساختار سازمان هاى مبتنى بر اینترنت به آنها اجازه مى دهد تا محصولاتشان را نسبت به سازمان هاى سنتى پایین تر قیمت گذارى کنند. و اینترنت مقایسه خرید فورى را (در سایت هاى مقایسه- خرید از قبیل «pricescan.com» و «ebay.com») فراهم مى کند.

5.      مکان مطرح نیست. در گذشته افرادى را که سازمان ها استخدام مى کردند، تولیدکنندگان و مشتریان عموماً توسط محیط جغرافیایى تعیین مى شدند. براى مثال، سازمان ها کارکنان خود را ترغیب مى کردند که در نزدیکى محل کار خود زندگى کنند. اکنون کارفرمایان در محل هاى دور به بهترین و باهوش ترین افراد دسترسى دارند و افراد با استعداد هرگز مجبور به ترک محل سکونتشان براى تعقیب فرصت هاى شغلى به مکان هاى خیلى دور نیستند.

6.       اطلاعات منسجم همه چیز است. اینترنت و اینترانت ها روشى را که اطلاعات به درون سازمان ها انتقال پیدا مى کرده اند تغییر داده اند. سیستم هاى اطلاعات باز و منسجم، سلسله مراتب هاى سازمانى سنتى را دور مى زنند و براى کارمندان و مدیران کار پیگیرى پروژه ها را تسهیل، تصمیم گیرى درونى را همگانى و سازمان ها را به تولیدکنندگان، شریکان و مشتریان متصل مى کنند.

 انزواى اجتماعى در فضای مجازی

علاوه بر این شش تفاوت، بایستى آنچه را که تناقض سازمان الکترونیکى نام دارد مطرح کرد. سازمان هاى الکترونیکى همچنین به خاطر اینکه دو فرایند متناقض با هم را در یک زمان به انجام مى رسانند، منحصر به فرد محسوب مى شوند. آنها انزواى کارمندان را افزایش مى دهند در عین اینکه اجتماع آنها را هم فراهم مى کنند.

اینترنت انزواى اجتماعى را به وجود مى آورد، و این اثرات زیادى بر رفتار کار دارد. اما تعدادى از متخصصان در طراحى اطلاعات و کار استدلال کرده اند که اینترنت همچنین گروه هاى افراد هم فکر و هم سلیقه را ایجاد مى کند. اینترنت شبکه هاى اجتماعى را با شکستن موانع سازمانى و جغرافیایى ساخت دهى مجدد مى کند. اینترنت به کارمندان اجازه مى دهد تا به سهولت با دیگران در سازمانشان و خارج از آن همکارى کنند.

 اثرات سازمان های الکترونیکی بر کارکنان

اثرات سازمان هاى الکترونیکى بر کارمندان به چه صورتى است؟ سازمان هاى الکترونیکى بر کارمندان خود تاثیرات فراوان مثبت و منفى بسیارى مى گذارند. یکى از مهم ترین تاثیرات منفى و نقاط ضعف سازمان هاى الکترونیکى، نبود ارتباط فیزیکى و عاطفى و روانى کارمندان با روساى واحدها و حس نکردن سایه یک big brother به قول آمریکایى ها، بر سر کارشان است. البته تجارب برخى از سازمان هاى موفق در امور الکترونیکى را نباید فراموش کرد. شرکت گوگل با ایجاد اتاق هاى گفت و گو و کافى شاپ هاى مجلل مزین به مبل هاى توپى شکل، ساعت هاى کارى آزاد کارکنان خود را در این اماکن شکل مى دهد و بستر را براى ارتباط فیزیکى کارکنان با یکدیگر فراهم مى کند. در شرکتى که صدها نفر فقط در ساختمان مرکزى آن مشغول به کار هستند و سازمان الکترونیکى تمام عیارى شکل گرفته است، ایجاد و مدیریت تعامل فیزیکى کارکنان در محیط هاى فارغ از فرمت هاى دیجیتالى اصل بسیار مهم تلقى مى شود.

حال اینجا این پرسش پیش مى آید که آیا رهبرى در یک سازمان الکترونیکى متفاوت از یک سازمان سنتى است؟ مدیران سازمان هاى الکترونیکى که در هر دو این سازمان ها کار کرده اند، این تفاوت را تائید مى کنند. قطعاً در سازمان هاى الکترونیکى، رفتار سازمان مدیران و اصول مدیریتى با دگردیسى خاصى همراه مى شود. مدیران در امر مدیریت سازمان هاى الکترونیکى، قائل به چهار تفاوت مى شوند که عبارتند از: وجود چشم اندازى از آینده، انعطاف پذیرى، توانایى براى تامین انتظارات بالا و ساختار الکترونیکی.

در سازمان هاى الکترونیکى کارمندیابى بسیار مهم است.

کارمندانى که توانایى کار فکرى پرمشقت و تحت فضاى دیجیتالى را ندارند و شدیداً عاطفى هستند، مناسب این کار نیستند. اکثر شرکت هاى کسب و کار الکترونیکى یک روش تهاجمى را براى استخدام افراد به کار مى گیرند. آنها مدیران ارشد را بیش از شرکت هاى سنتى درگیر این مسئله مى کنند و به طور فعال ترى متقاضیان باصلاحیت را جست وجو مى کنند. جامعه پذیر کردن کارمندان با مبانى کسب و کار الکترونیک از اهمیت بسزایى برخوردار است. این شکل حتى براى افرادى که در سطح مدیریتى نیز به کار گرفته مى شوند نیز وجود دارد. اگرچه این افراد از تجربه کارى بالا برخوردارند، و چون از محیط هاى کارى سنتى آمده اند، بنابراین مدتى طول مى کشد تا با حال و هواى سازمان هاى الکترونیکى سازگار شوند. استفاده از تجارب سازمان هاى الکترونیکى موفق غربى، کشور را در مسیر الکترونیکى شدن سازمان ها و نیل به دولت الکترونیک پاسخگو بهتر هدایت مى کند که باید به آن توجه کافى مبذول داشت. ایجاد مرکز مدیریت سایت هاى دولتى ایران در وب، نخستین گام در شکل گیرى سازمان هاى الکترونیکى در ایران به شمار مى رود