اطلاعاتی که بر روی کامپیوتر توسط عواملی مانند صدمات سخت افزاری، پاک کردن و فرمت کردن از بین می روند، لزوما غیر قابل دسترس محسوب نمی شوند. غیر قابل دسترس بودن اطلاعات بدین معناست که سیستم عامل دیگر به آنها دسترسی ندارد. در چنین حالتی، اغلبِ آنها را می شود با برنامه های خاص و سرویس های پیشرفته بازیافت اطلاعات دوباره برگرداند. هزینه بازیافت این اطلاعات، بسته به میزان خسارت وارد شده متفاوت است.

به عنوان مثال، تصور کنید که یک لپ تاپ 3روز در یک نهر آب قرار گرفته، یا حریق، همه کامپیوترها و Raid-System ها را سوزانده و آب کرده است، هارد با سر و صدای زیادی که از خود تولید می کند، از Head-Crash کردن خود خبر می دهد، ویروسی اطلاعات را پاک، Master Boot Record را نابود یا باعث بروز اشتباه در فایل سیستم می شود. حتی خود Clean-Up-Utility بعضی اوقات فایل های مهم را از هم جدا می کند. گاهی هم خود کاربران وقتی که در حالتهای عصبی قرار می گیرند، پارتیشنی را به اشتباه فرمت یا دایرکتوری را پاک می کنند.
تحقیقات نشان می دهند که صدمات سخت افزاری با 44% بیشترین سهم را در پاک شدن و گم شدن اطلاعات دارند. سایر علتها به ترتیب عبارتند از: 32% به کار گیری فرامین اشتباه توسط کاربر، 14% خطاهای برنامه و 7% ویروس های کامپیوتری.
هنگام بروز چنین مشکلاتی اغلب کاربران موضوع را تمام شده فرض کرده و تسلیم آن می شوند. زیرا تصور می کنند که این اطلاعات، دیگر از دست رفته است. اما واقعیت، چیز دیگری است.

اگر فقط اشتباهات منطقی در ابزار ذخیره اطلاعات ( شامل هارد، دیسکت، CD و ... ) به وجود بیاید، حتی خود شخص در این زمینه می تواند با نرم افزارهای مناسبی اطلاعات از دست رفته را دوباره بازیافت کند. کاربرانی که فایل، دایرکتوری یا پارتیشن هایی را به اشتباه پاک می کنند یا ابزار ذخیره اطلاعات را دوباره فرمت می کنند، در واقع به خود اطلاعات ضربه نمی زنند. با اینکه اطلاعات، برای سیستم عامل و سرپرستی File System دیگر وجود خارجی ندارند، اما در واقع هنوز روی این ابزار ضبط اطلاعات قرار دارند و به راحتی و به طور کامل توسط Recovery-Utility قابل بازیافت هستند. بنابراین، نباید ابزار ضبط اطلاعات دور انداخته شود. CD-Rom های سوخته یا غیر قابل خوانده شدن هم نباید توسط کاربران دور انداخته شوند. به کمک برنامه های بازیافت اطلاعات، این اطلاعاتِ غیر قابل دسترس برای شخص دیگری قابل دسترس خواهند شد. بنابراین، کسی که این ابزار ضبط اطلاعات را دور بیندازد، در قبال قرار گرفتن این اطلاعات در دست شخص دیگری مسئول خواهد بود.

قبل از اینکه عملیات نجات اطلاعات انجام شود، موارد زیر باید مدنظر قرار بگیرد. اگر مشخص نیست که چه نوع صدمه ای باعث عدم دسترسی به اطلاعات شده است، کاربران باید خیلی مواظب باشند. زیرا که ممکن است هنگام Restart کامپیوتر، سیستم، به واسطه ایجاد فایل های موقتی در سکتورهایی که اشتباها کامپیوتر آنها را به صورت خالی فرض کرده، اطلاعات مهم را روی آن Overwrite کند؛ اطلاعاتی که بعدا به سختی قابل بازیافت خواهند بود.
همچنین هنگام راه اندازی مجدد سخت افزار مثلا هارد، این امکان وجود دارد که حرکت هد خواننده و نویسنده اطلاعات باعث، گم شدن گسترده تر اطلاعات شود. اصولا هنگام بروز خطاهای فیزیکی هارد مانند Crash کردن هد، توصیه نمی شود که شخصا اقدام کنید. اگر این خطا تنها در ارتباط با خطاهای منطقی باشد، برنامه های بازیافت و نجات اطلاعات از هزینه بالای بازیافت آن در آزمایشگاهها جلوگیری می کند.

ویروسها و موارد دیگر اگر یک ویروس Master Boot Record یا(File Allocation able) FAT را تخریب کند، هارد اطلاعات را دیگر نمی تواند بخواند، اما خللی در ماهیت واقعی آنها داده نمی شود. چنین اطلاعاتی شبیه کتابی است که شماره صفحه و فهرست ندارد و صفحات آن در هم و برهم است. یعنی همه کتاب موجود است، ولی چون نظم ندارد، عملا غیر قابل استفاده است. کسی که پس از پدیدار شدن خطای منطقی، نرم افزاری را دوباره نصب می کند، خطر Overwrite شدن روی اطلاعات قدیمی را افزایش می دهد. در چنین حالتی، یا نجات اطلاعات بسیار مشکل می شود یا اینکه فقط به کمک افراد متخصص در Recovery-Labor ها امکان پذیر می شود.

ابزارهای متعددی برای استفاده کاربران جهت بازیافت اطلاعات وجود دارند. این ابزارها، بسته به نوع برنامه، هم برای سیستم Dos وجود دارد و هم برای سیستم های وینــدوز 95 ، 98 ، Me ، NT و 2000 . R-Studio از ســری ابــزارهای R-Tool و File Recovery For Windows از سری تکنولوژی LC در حال حاضر برای ویندوز XP ارائه می شوند.
اصولا امکان نجات اطلاعات بر روی دیسکت، هارد و نوارهای مغناطیسی به صورت محلی و از طریق شبکه با استفاده از اتصالات TCP/IP امکان پذیر است. علاوه بر این، برای محدوده های شبکه، راهکار خاصی وجود دارد، مانند Stellar Phoenix برای Novell Netware .

محصولاتی مانند File recovery For Windows ، سیستم های Raid و Soft-Raid را نیز پشتیبانی می کند. همچنین دارندگان دوربین های دیجیتالی به کمک آن می توانند اطلاعات پاک شده خود را تحت هر شرایطی بازیافت کنند، چون این تسهیلات نیز برای جایگزاری با Smart Media ، Compact Flash و Memory Sticks مناسب است.

فرمت به کار رفته فایل سیستم، نقش تعیین کننده ای برای بازیافت اطلاعات ندارد. برای هر فرمت به کار رفته تحت ویندوز مانند NTFS,FAT32,FAT16,Fat12 و NTFS5 یک ابزار بازیافت مناسب وجود دارد. در همان حال که File Scavanger جهت نجات فایل های پاک شده تحت NTFS به کار می رود، Easy Recovery 5.1 Professional تمامی فرمت ها را پشتیبانی می کند و مزیت آن، به شرطی که فرمت فایل سیستمی که در آن اطلاعات بازیافت شونده قرار دارند، مشخص باشد، سرعت بالای آن در بازیافت اطلاعات است. به علاوه Easy Recovery بازیافت در Raw-Modus را نیز امکان پذیر می سازد. در این حال به همه واحدهای فایل ها، یک شماره ویژه به عنوان اسم اختصاص داده می شود این شماره، پیدا کردن فایل های مشخص را مشکل تر می کند. اما این برنامه شاخص های فایل ها (Extension) را نزد خود نگه می دارد.


بازیافت فایل های خراب Office:
اغلب ابزارهای بازیافت مانند Final Data Enterprise ، اطلاعات را بدون توجه به فرمت فایل کنونی آنها دوباره بازیافت می کند. R-Studio همچنین فایل های فشرده و کدگذاری شده را بازیافت می کند.
محتوای برنامه Office-Recovery-Suite 2.0 Professional عبارت است از قراردادن یک ردیف از Add ها برای کاربردهای Excel , Access , Microsoft-Office Word و PowerPoint .

این نرم افزار پس از نصب، با فرمان Recover یک عملکرد بازیافت را در منوی File برنامه Office کنونی اجرا می کند. پس از فعال کردن دستور، کاربر فایلی را که به عنوان مثال به واسطه حمله ویروسی، فروپاشی سیستم یا دستور اشتباه، آسیب دیده است، انتخاب و روی Open کلیک می کند.پس از آن، فایل هایی، که اغلب آنها را اطلاعات فرسوده شده و بازیافت شده تشکیل می دهد، به خاطر مسائل حفاظتی در یک Document جدید نگهداری می شوند. به این ترتیب، این برنامه به فایل های مرجع خراب دوباره آسیب نمی زند. تحت Excel می شود بر حسب میزان خرابی فایل، تحت شرایطی ساختارهای جداول چند منظوره به همراه متن ها، مرجع ها، فرمت ها و دستورها را بازیافت کرد. از طرفی ابزارهای بازیافت برای استفاده از Office اجازه می دهند که از اطلاعات نسخه های جدید Excel تحت یک نسخه قدیمی استفاده شود. درباره عملکردهایی مثل فرمت های مشخص که فقط توسط Excel 2002 پشتیبانی می شوند، کاربران باید از Excel 97 صرفنظر کنند.


بازیافت E-Mail های پاک شده:
برنامه Final-E-Mail یکی از برنامه هایی است که برای بازیافت E-Mail های پاک شده و زیر مجموعه های آن شامل Sent , Draft , Folder Inbox یا Trash طراحی و ساخته شده است. تک تک فایل های .EML به همان اندازه فایل های .DBX و فرمت Folder های .DBX و .MBX که مورد استفاده Outlook Express , Outlook و Eudora-Mail قرار می گیرد، قابل بازیافت هستند. همچنین برنامه Netscape Mail نیز پشتیبانی می شود.
پس از استارت Final-Data که برنامه Final-E-Mail را نیز شامل می شود، اول باید درایوی که E-Mail های گم شده در آن قرار دارند، انتخاب شود. از طریق منوی File به فرمان Find دسترسی می یابید. پس از آن باید شاخص فایلِ به کار رفته، مثلا .DBX وارد شود و با اجرای دستور Find عملیات جستجو فعال شود. سپس این برنامه همه فایل های .DBX را لیست می کند.

Final-Data پس از نشان زدن فایل Outlook.dbx و انتخاب دستور Recover E-Mail File از طریق منوی Repair ، تک تک قسمتها شامل فرستنده، موضوع، اندازه و تاریخ فایل را لیست می کند. اکنون
E-Mail ها با اجرای دستور Recover توسط شخص قابل بازیافت است. همه این کارها تا زمانی عمل می کند که اطلاعات جدید روی فایل های پاک شده قبلی جایگزین نشوند.


کمک های پیشرفته و حرفه ای:
از آنجا که امکان بازیافت هر فایل آسیب دیده ای وجود ندارد، قیمتهای بین 35 تا 1000 دلار آمریکا برای برنامه های نجات اطلاعات، کمی قابل تامل است. به همین خاطر، اغلب تولید کنندگان این برنامه ها، نسخه های آزمایشی این برنامه ها را جهت Download در اینترنت ارائه می کنند. اما این برنامه ها خیلی محدود هستند. برای مثال، به واسطه استفاده از این برنامه ها فقط نجات فایل هایی با حجم 4 ، 10 یا 15 کیلو بایت میسر است، ولی این برنامه ها مشخص می کنند که چه فایل هایی تحت چه شرایطی قابل بازیافت هستند. نسخه های رایگان Ontrack ، ابزارهای ضبط اطلاعات را تحلیل می کنند، فایل هایی را که با نسخه کامل قابل بازیافت می باشند، تست می کنند و به یک فایل اجازه بازیافت می دهند.
اگر خود محدوده اطلاعات آسیب دیده باشد، مثلا به واسطه Overwrite یا خطاهای سخت افزاری مثل Crash هارد، آن وقت نجات اطلاعات در محلهای مورد نظر غیر ممکن است، ولی در اطراف قسمت آسیب دیده، سکتورهای سالم زیادی وجود دارد.

در اتاقهای مخصوص در آزمایشگاههای Ontrack , Vogan یا Ibas برای متخصصان این امکان وجود دارد که اطلاعات درست را بازیافت کنند، بویژه در مورد کامپیوترهایی که مدت زمان طولانی در آب دریا قرار گرفته باشند یا در آتش سوزی سوخته باشند ( صفحه هارد از کبالت و نیکل ساخته شده و تا دمای 700 درجه سانتیگراد تحمل دارد. در چنین حرارتی فقط مشتی خاکستر از خانه باقی خواهد ماند.)
برای آنالیز صفحات هارد، متخصصان Ibas از یک دستگاه ساخته شده به نام Pattern Analyzer استفاده می کنند. آنها توسط این دستگاه صفحات هارد را باز می کنند و به آن حرکت دورانی می دهند که کنترل شده نیز باشد. بدین ترتیب، عمل خواندن محدوده های کوچک و غیر آسیب دیده صفحه هارد امکان پذیر می شود.

هد خواننده را که توسط دست قابل هدایت است و از طریق سیگنال های یک اسیلوگراف در مدار قرار می گیرد، می توان در مکان و موقعیت مورد نظر قرار داد. در محلهای خوانده شده روی هارد در قسمت هد خواننده، به خاطر مغناطیس موجود جریان الکتریسیته ایجاد می شود و در نتیجه، سیگنال های آنالوگ حاصل می شود. یک دستگاه الکترونیکی این سیگنال های آنالوگ را اندازه گیری و آنها را به اطلاعات دیجیتالی تبدیل می کند. به این ترتیب، علائم، فایل ها یا کلیه ساختارهای فهرست شده می توانند بازیافت شوند.

در حال حاضر، نجات اطلاعات در حالتهای شدید هزینه بالایی دارد. قبل از هر کاری، آنالیز اطلاعات آسیب دیده مطرح است. هم اکنون، فرایند بازیافت اطلاعات برای یک هارد نرمال توسط شرکت Ontrack و Ibas 450 مارک هزینه در بر دارد. با این حال، شرکت Ibas اگر در روند بازیافت اطلاعات موفق شود، هزینه را از شخص دریافت می کند. این کار شاید برحسب نوع اطلاعات به بیش از دهها هزار مارک بالغ شود.


پاک کردن مطمئن اطلاعات:
گاهی اوقات، پاک کردن اطلاعات یک هارد به صورت غیر قابل بازیافت، مهم است برای مثال، زمانی که بخواهید کامپیوتر خود را به شخص دیگری بفروشید. پاک کردن معمولی یا فرمت کردن، همان طور که توضیح داده شد، از بازیافت مجدد آنها جلوگیری نمی کند. همچنین بکارگیری یک Degausser همیشه تخریب کامل را به همراه خواهد داشت؛ تا آنجا که هارد، غیر قابل استفاده می شود.
برای پاک کردن همه آثار و علائم از روی هارد، ابزارهای خاصی لازم است که همه اطلاعات هارد را به صورت فیزیکی پاک کند، ولی در عین حال به هارد ضربه نزند.

برای مثال Ibas با ابزار Expert Eraser چنین نرم افزاری را ارائه می دهد. این برنامه که براساس سیستم عامل Dos کار می کند، مستقل از Bios و سیستم عامل، به واسطه دیسکت عمل می کند و با هر کامپیوتر سازگار با IBM با پروسسور 386 به بالا و 640 کیلو بایت RAM کار می کند. برنامه Expert Eraser هاردهای IDE و SCSI را به صورت اتوماتیک می شناسد. پس از نصب این برنامه، هارد به صورت غیر قابل برگشت پاک می شود و حتی متخصصان در آزمایشگاه در این حالت نیز هیچ اطلاعاتی را نمی توانند بازیافت کنند.

اقدامات پیشگیری کننده:
برای اینکه کاربران در وضعیت اضطرار قرار نگیرند که مجبور بشوند اطلاعات خود را دوباره بازیافت کنند، باید به نکات زیر توجه کرد:

- اطلاعات مهم باید همیشه حفاظت بشوند؛ به همین دلیل باید از آنها Backup تهیه کرد. همچنین توصیه می شود که دوباره ذخیره شوند، مثلا به روش دیگر یا در جای دیگری در کامپیوتر ضبط شوند. توجه کنید که کامپیوتر را باید از تغییرات شدید آب و هوایی دور نگاه داشت.

- از وارد شدن صدمه و ضربه به کامپیوتر جلوگیری به عمل آورید. ضربات کوچک، وضعیت هارد را دگرگون می کند و هد ضبط و خواننده اطلاعات را از محل اصلی خود جا به جا می کند. اگر بدنه هارد باز شود خطر Head-Crash آن را تهدید می کند. با توجه به فاصله سر هد تا صفحه هارد که بین 25 تا 50 نانومتر است، اثر انگشت یا حتی غبار هوا باعث Crash کردن آن می شود.

- فایل های مهم به هیچ وجه نباید در دایرکتوری Root یا روی ابزارهای ضبطی که پر هستند ذخیره شوند. در این حالت، بزرگترین خطر این است که ویندوز اطلاعات آسیب دیده را با فایل های موقتی Overwrite کند.

- اگر واضح نیست که کدام نوع خطا باعث گم شدن اطلاعات شده است، یا سر و صداهای غیر معمول خبر از مشکلات سخت افزاری می دهد، کاربران نباید خود وارد عمل شوند. در چنین حالتی Restart می تواند باعث گسترش مکانهای آسیب دیده شود و این موضوع باعث از دست رفتن اطلاعاتی می شود که البته قابل بازیافت هستند.

- اطلاعات آسیب دیده نباید مستقیم مورد استفاده قرار بگیرند و دسترسی فقط از طریق یک ابزار ضبط اطلاعاتِ دیگر، موفقیت آمیز است. اطلاعاتی که باید بازیافت شوند، بر روی این ابزار ضبط اطلاعات قرار می گیرند و به هیچ وجه روی ابزار ضبط اطلاعات خراب که عمل پاک شدن روی آن واقع شده، قرار نمی گیرند.

- اگر انجام عملیات موفقیت آمیز نجات اطلاعات، هدف است، عمل Defragment بسیار مؤثر خواهد بود. اطلاعاتی که Defrag شده اند، نسبت به اطلاعاتی که به صورت پراکنده روی هارد ضبط شده اند، آسانتر و سریعتر قابل بازیافت هستند.

این مبحث را با این سوال آغاز می کنیم که آیا شما ترجیح می دهید برای احیای مجدد اطلاعات از یک نرم افزار Crash Recovery استفاده کنید یا به همان هارد معیوب اکتفا نموده و با گرفتاری از اطلاعات آن استفاده می کنید؟ اگر در پاسخ به این سوال دچار تردید هستید، کمی به موضوع جدی تر نگاه کنید. در جامعه ای که بنای آن اطلاعات دیجیتال می باشد امکان دارد در اثر یک حادثه پیش بینی نشده، اطلاعات دچار مشکل شوند.کاربران محتاط با تهیه نسخه پشتیبان از دیتاهای مهم، خود را در مقابل چنین احتمالاتی محفاظت می کنند. در بیشتر مواقع، درایو وقتی دچار عیب می شود که یکی از قطعات سخت افزاری دستگاه ذخیره کننده یا یکی از اجزای سیستم عامل دچار اشکال شده باشند. در چنین شرایطی کاربر دسترسی به اطلاعات نخواهد داشت و این مساله مهمی است که دیتا در داخل درایو در یک شرایط خوب باقی بماند. نرم افزارهای مخصوص Crash Recovery، دیتا را از معرض چنین خطراتی نجات می دهند.

? نرم افزار Ontrack Easy Recovery Lite 6.1:
اگر هارد در یک سیستم دچارمشکل شود این مساله باعث نگرانی کاربر می گردد ولی بدتر از آن زمانی است که نرم افزار مخصوص Crash Recovery نیز دچار نقص گردد.
برنامه Easy Recovery ، به کندی محتویات درایو را اسکن کرده و امکان جستجوی مرحله ای را فراهم می سازد. این برنامه جزئیات هر یک از فایل های درخواستی را لیست می نماید. در عملیات بازیافت (Restore)، علامت AG نشان دهنده آن است که فایل دارای کیفیت خوبی است و علامتD نشان دهنده پاک شدن فایل است.

برنامه EasyRecovery میتواند در هر مرتبه حداکثر تعداد 25 فایل را بازیافت( Restore ) کند.

فارغ از قابلیت های عملیاتی بازیابی اطلاعات (Crash Recovery) ، برنامه Easy Recovery Lite دارای چندین قابلیت دیگر جهت بازیافت دیتا می باشد . این برنامه دارای قسمتی جهت بازیافت فایل هایی می باشد که به صورت تصادفی پاک شده باشند.همچنین دارای قسمت بازیافت فایل های فرمت شده نیز می باشد منظور فایل هایی که از درون درایو فرمت شده باشند.


? نرم افزار Recover it all:
معمولا نرم افزارهای Crash Recovery برنامه هایی هستند که توسط کاربران با تجربه مورد استفاده قرار می گیرد.
در بین نرم افزارهای Crash Recovery ، برنامه Recover it all در سطح بالاتری قراردارد و بیشتر مورد توجه کاربرانی می باشد که به برنامه قوی تری نیاز دارند.

این برنامه فاقد آیکون های غیرضروری برای کاربران است. اما در عوض دارای منوهایی برای کارهای پیشرفته مانند مشخصه های LBA ، درایو ریشه (root drive) ، شکل هندسی درایو (Drive Geometry) و Physical ID است.

از قابلیت های دیگر این نرم افزار این است که می تواند جداول پارتیشن معیوب و سکتورهای بوت را تعمیر نماید. همچنین به کمک آن می توان محتویات درایو معیوب را به دستگاه دیگر کپی کرد. برنامه Recover It All نمی تواند سیستم عامل Dos را پشتیبانی کند بنابراین کاربران باید از طریق سیستم عامل ویندوز اقدام به راه اندازی این برنامه نمایند و این مساله ای است که بعد از معیوب شدن هارد، استفاده از این برنامه غیر ممکن می کند.

? نرم افزار Norton Save & Restore:
بیشتر کاربران امروزی در حین مواجهه با مشکلات مختلف نرم افزاری به محصولات Symantec رجوع می کنند. این کمپانی در زمینه بازیافت اطلاعات ، اقدام به تولید چندین نرم افزار نموده است که یکی از بهترین آنها Norton Save & Restore می باشد. این نرم افزار دارای تمام قابلیت هایی که یک نرم افزار بازیافت لازم است داشته باشد، می باشد.

عملکرد این برنامه به این صورت است که هرگاه درایوی دچار مشکلی شود، کاربر آن درایو را توسط نرم افزار انتخاب و سپس وارد محیط Recover My Computer Wizard می شود. در طی مراحل کاربر می تواند دیتا را از درایو صدمه دیده خارج سازد.
نرم افزار Save & Restore علاوه بر قابلیت های بازیافت می تواند بکاپ گیری زمانبندی شده را نیز پشتیبانی کند. همچنین به کمک این نرم افزار می توان نسخه ای از تمام محتویات یک درایو را در درایو دیگر کپی کرد، اما مهمترین اشکال این نرم افزار این است که قسمت های Crash Recovery باید قبل از صدمه دیدن درایو روی سیستم نصب باشد. اشکال دیگر برنامه این است که سیستم به منظور راه اندازی این برنامه باید به 256 مگابایت حافظه مجهز باشد.

با استفاده از این نرم افزار کاربر می تواند در زمان از کار افتادن غیر منتظره هارد، سیستم را مجدد reboot و به راحتی با قراردادن CD بوت کامپیوتر را مستقیما از طریق CD استارت نماید و اطلاعات را بازیابی کند.
برنامه فوق در هر مرحله از فرایند بازیافت اطلاعات، کاربر را راهنمایی می کند بطوریکه پس از عملیات اسکن درایو کاربر می تواند محتویات درایو را ببیند.

تمام افرادی که با کامپیوتر سرو کار دارند نیاز دارند که از تمام اطلاعات مهم خود Backup بگیرند. برای برخی از افراد بسیار مشکل می باشد که با نرم افزارهای مختلف این کار را انجام دهند. اما لازم به ذکر است که با نرم افزار Comodo Backup شما به راحتی قادر خواهید بود از تمام اطلاعات مورد نیاز خود و همچنین درایو های شبکه و حتی از درایو های FTP خود نسخه بکاپ دریافت کنید.

با استفاده از این نرم افزار می توانید نظم خاصی به بکاپ گیری خود بدهید. مثلا در یک روز و ساعت مشخص بکاپ گیری شما شروع شود و یا در زمان بالا آمدن ویندوز این کار به صورت اتوماتیک انجام شود. از دیگر امکانات تامین شده توسط این محصول می توان پشتیبان گیری از آیتم های مهمی هم چون حساب کاربری ایمیل، رجیستری ویندوز، داده های مهمی چون فولدرهای موجود در My Document و … اشاره نمود.

با استفاده از این نرم افزار شما می توانید بروی فایل های ایجاد شده رمز گذاری کنید و فقط مختص خود شما باشند.

در این مقاله در سایت سرزمین دانلود، شما را با نرم افزار Adobe Acrobat Reader آشنا خواهیم نمود. و سپس به آموزش این نرم افزار کاربردی خواهیم پرداخت. با ما در این مقاله همراه باشید.

? مقدمه:

وقتی شما قصد دارید فایل متنی خودتان را در Internet و یا هر جای دیگر به اشتراک بگذارید مشکلات زیادی جلوی راه شما قرار دارد. از این دسته مشکلات می توان به موارد زیر اشاره کرد.

ـ آیا سند متنی شما به راحتی در یک سیستم عامل به غیر از سیستم عاملی که در آن سند را ایجاد کرده اید باز خواهد شد ؟

ـ آیا سند شما همانطور که در کامپیوتر شما نمایش داده می شود، در کامپیوتر های دیگر نمایش داده خواهد شد ؟

ـ آیا قالب کلی سندتان بهم خواهد خورد ؟

و از این قبیل موارد.

برای برطرف کردن چنین مشکلاتی، من در این مقاله قصد دارم به معرفی نرم افزار آکروبات ریدر Acrobat Reader و همچنین روش تبدیل مستندات Word به PDF، بپردازم.

? باز کردن مستندات PDF:
Adobe Acrobat Reader امکان باز کردن و مشاهده فایلهای PDF یا Portable Document Format را می دهد.

روش باز کردن یک فایل PDF

بر روی دکمه فرمان Open، کلیک کنید و یا از منوی File گزینه Open را انتخاب کنید. در کادر محاوره ای Open نام یک یا چند فایل را انتخاب کنید سپس بر روی Open کلیک کنید. معمولآ مستندات PDF دارای پسوند pdf. هستند.

از منوی File نام فایل مورد نظر را انتخاب کنید. منو آخرین چهار سندی که اخیرا باز شده را لیست می کند.

بر روی icon فایل خود Double Click کنید.



? تنظیمات در Adobe Acrobat Reader:

تنظیم نمای دید مستندات PDF
شما می توانید بزرگ نمایی سند PDF را طوری تغییر دهید که بتوانید یک صفحه از سندتان را به طور کامل مشاهده کنید و یا بتوانید دنباله ای از صفحات را مشاهده کنید.

برای افزایش بزرگ نمایی
ابزار zoom in را انتخاب کنید و برروی صفحه کلیک کنید یا برای بزرگ نمایی ناحیه خاصی از صفحه، با عمل drag کردن ناحیه مورد نظر را انتخاب کنید انتخابکنید. همچنین می توانید بر روی دکمه zoom in در نوار ابزار کلیک کنید.

برای کاهش بزرگ نمایی
ابزار zoom out را انتخاب کنید و برروی صفحه کلیک کنید یا برای کاهش بزرگ نمایی ناحیه خاصی از صفحه، با عمل drag کردن ناحیه مورد نظر را انتخاب کنید انتخاب کنید. همچنین می توانید بر روی دکمه zoom out در نوار ابزار کلیک کنید.

برایfit کردن اندازه صفحه
برای میزان (fit) شدن کامل در پنجره دکمه Fit In Window کلیک کنید، یا از منوی view گزینه ی Fit In Window را انتخاب کنید.

برای میزان کردن صفحه با پهنای پنجره بر روی دکمه Fit Width کلیک کنید، یا از منوی view گزینه ی Fit Width را انتخاب کنید. ممکن است قسمتی از صفحه خارج از دید باشد.

برای میزان کردن صفحه ای با متن و گرافیک با عرض پنجره، از منوی view گزینه Fit Visable را انتخاب کنید. ممکن است قسمتی از صفحه خارج از دید باشد.

برای بازگرداندن اندازه صفحه به اندازه واقعی آن
برروی دکمه Actual Size کلیک کنید، یا از منوی view گزینه Actual Size را انتخاب کنید.اندازه واقعی یک سند PDF معمولآ 100% است اما در هنگام ایجاد سند PDF می توان آن را به یک بزرگ نمایی دیگر تنظیم نمود.

تنظیم طرح بندی و orientation صفحه
شمامی توانید از سه نوع طرح بندی در هنگام مشاهده مستندات PDF استفاده کنید. Single page (یک صفحه در هر لحظه)، دنباله ای از صفحات و یا دنباله ای از صفحات کنار هم.

برای تنظیم طرح بندی
بر روی دکمه Single Page ، Continuous و یا Continuous – Facing در نوار وضعیت کلیک کنید و یا از منوی view یکی از آنها را انتخاب کنید.

برای چرخاندن یک صفحه
بر روی دکمه Rotate View Clockwise و یا دکمه Rotate View Counter Clockwise کلیک کنید و یا از منوی view یکی از آنها را برگزینید.

مشاهده مستندات در نمای تمام صفحه
در نمای تمام صفحه، اسناد PDFبه طور کامل صفحه را می پوشانند. در این حالت نوار منو، نوار ابزار، نوار فرمان، نوار وضعیت و کنترلهای پنجره مخفی هستند.

برای مشاهده مستندات در نمای تمام صفحه
از منوی view گزینه ی Full Screen را انتخاب کنید.برای حرکت به سمت پایین در طول صفحه کلید Enter،Down Arrow و یا Right Arrow را فشار دهید.برای حرکت به سمت بالا در طول صفحه، کلید Shift + Enter، Up Arrow و یا Left Arrow را فشار دهید.

برای خارج شدن از نمای تمام صفحه
کلید Escape را فشار دهید.

ورق زدن مستندات
Acrobat میانبرهای صفحه کلید، دکمه ها و منو فرمانهایی برای ورق زدن مستندات PDF دارد.

نکته: اگر از کلیدهای شماره number pad صفحه کلید استفاده می کنید، اطمینان حاصل کنید که Num Lock خاموش است.

برای رفتن به یک صفحه دیگر
یکی از اعمال زیر را انجام دهید:

برای رفتن به صفحه بعدی، دکمه Next Page را کلیک کنید یا از منوی Documentگزینه Next Page را انتخاب کنید.

برای رفتن به صفحه قبلی، دکمه Previous Page را کلیک کنید یا از منوی Document گزینه Previous Page را انتخاب کنید.

برای بالا و یا پایین بردن صفحه به اندازه یک خط کلید جهتی Up و یا Down را فشار دهید.

نکته: کلیدهای جهتی Downو Up در صورتی صفحه را به اندازه یک خط جابه جا می کنند که شما در حالت Fit in Window نباشید. در حالت Fit In Window این کلیدها به صفحه قبلی یا بعدی می روند.

برای حرکت به سمت پایین به اندازه یک صفحه از کلید Page Down یا Enter استفاده کنید.

برای حرکت به سمت بالا به اندازه یک صفحه از کلید Page Up یا Shift+Enter استفاده کنید.

برای رفتن به اولین صفحه بر روی دکمه First Page کلیک کنید و یا کلید Home را بزنید یا از منوی Document گزینه First Page را انتخاب کنید.

برای رفتن به اولین صفحه بر روی دکمه Last Page کلیک کنید و یا کلید End را بزنید یا از منوی Document گزینه Last Page را انتخاب کنید.

برای رفتن به یک صفحه با شماره آن صفحه
Scrool Bar عمودی را بکشید تا شماره مورد نظرتان ظاهر شود و یا شماره صفحه مورد نظر را در نوار وضعیت انتخاب کنید و یا تایپ کنید، همچنین میتوانید از منوی Document گزینه Go To Page را انتخاب کنید سپس شماره مورد نظر تایپ کنید و بر روی Ok کلیک کنید.

مرور سند با Bookmark ها، Thumbnail ها، Link ها و گفتارها(Articles)
Acrobat Reader به شما اجازه با استفاده از Bookmarkها ، Thumbnailها ، Linkها (که شما را به مکان خاص از پیش تعیین شده منتقل می کند) و Articleها (جانمایی الکترونیکی که شما را در طول سند منتقل می کند) به یک مکان خاصی از سند بروید.

برای مرور بااستفاده از Bookmark ها
پالت Bookmark را فعال کنید. برای این کار گزینه Show Bookmarks را از منوی Window انتخاب کنید و یا بر روی برگه Bookmarks کنار صفحه کلیک کنید.

برای رفتن به موضوع خاص با استفاده از Bookmark بر روی iconها و یا متن روی پالت کلیک کنید.

نکته: کلیک کردن بر روی Bookmark ممکن است به جای اینکه شما را به یک مکان از سند منتقل کند، عملی را انجام دهد مانند پخش یک فیلم که این به نحوه ایجاد Bookmark بستگی دارد.

در صورتی که Bookmarks انتخاب شده باشد، به صورت پررنگ است. در این حالت اگر Navigate pane مخفی بود، کافی است از نوار فرمان دکمه Show/Hide Navigation Pane را کلیک کنید تا نمایان شود.

در Bookmark هر عنوان می تواند زیر شاخه هایی داشته باشد در این حالت قبل از نام آن علامت + (Windows) ویا علامت مثلث (Mac OS) قرار دارد که به کلیک بر آن می توانید زیر شاخه های آن را مشاهده کنید.

برای مرور سند با استفاده از Thumbnail
پالت thumbnail را فعال کنید. برای این کار گزینه Show Thumbnail را از منوی Window انتخاب کنید و یا بر روی برگه Thumbnail کنار صفحه کلیک کنید.

یکی از موارد زیر را انجام دهید:

برای رفتن به یک صفحه دیگر بر روی thumbnsil صفحه مورد نظر کلیک کنید.

برای مشاهده یک قسمت دیگر از صفحه فعلی، مکان نما را بر روی thumbnail انتخاب شده حرکت دهید تا زمانی که مکان نما به ابزار Hand تغییر شکل دهد سپس جعبه را به جای مورد نظر بکشید.

برای دنبال کردن یک Link
ابزار Hand ، ابزار zoom و یا ابزار انتخاب(selection) را انتخاب کنید.

مکان نما را برروی ناحیه link ببرید تا نشانگر به دست با انگشت اشاره تبدیل شود(در صورتی که link به web باشد کنار اشاره گر یک علامت + نمایان می شود). سپس بر روی آن کلیک کنید.

نکته: کلیک کردن بر روی Link ممکن است در عوض اینکه شما را به یک مکان از سند منتقل کند عملی را انجام دهد مانند پخش یک فیلم که این به نحوه تعریف Link بستگی دارد.

برای خواندن یک گفتار(Article)
یکی از موارد زیر را انجام دهید:

پالت Article را فعال کنید. سپس بر روی article مورد نظر دو بار کلیک کنید و شروع به خواندن کنید.

ابزار Hand را انتخاب کنید. سپس بر روی گفتار مورد نظر کلیک کنید.

مکان نما به مکان نمای follow article تبدیل می شود. یکی از موارد زیر را برای مرور در طول article انجام دهید:

ـ برای رفتن به صفحه بعد کلید Enter را فشار دهید یا اینکه کلیک کنید.

ـ برای رفتن به صفحه قبل کلید Shift + Enter را فشار دهید یا اینکه با فشار دادن کلید Shift کلیک کنید.

وقتی به انتهای article رسیدید مکان نما تغییر شکل می دهد. کلید Enter را فشار دهید یا کلیک کنید تا به صفحه ای که قبل اینکه شما شروع به خواندن کنید نمایش داده شده بود برگردید.

? بازبینی آنچه قبلآ مشاهده کرده اید:
یکی از موارد زیر را انجام دهید:

برای بازبینی دوباره سند PDF تان برای رفتن به هر گام قبلی بر روی دکمه Go to previous view کلیک کنید یا از منوی document گزینه Previous را انتخاب کنید یا برای رفتن به گامهای جلوتر بر روی دکمهview Go To Next کلیک کنید و یا از منوی document گزینه Next page را انتخاب کنید.

برای بازبینی یک سند PDF گزینه Go to Previous Document از منوی document را انتخاب کنید تا به سند قبلی که مشاهده کرده بودید بروید این کار را می توانید با نگه داشتن shift دکمه Go to previous view را کلیک کنید. برای رفتن به جلو، از منوی document گزینه Go to Next Document را انتخاب کنید. و یا با نگه داشتن shift بر روی دکمه Go to Next view کلیک کنید. در صورتی که سند مورد نظر بسته شده باشد Acrobat Reader آن را باز خواهد کرد.

? تبدیل مستندات Word به مستندات Acrobat:
برای تبدیل مستندات word به PDF ابتدا باید فایل مود نظر به فایل postscript تبدیل بشود. سپس فایل postscript بدست آمده با استفاده از نرم افزار Adobe Acrobat Distiller به فایل PDF تبدیل می شود.

تبدیل مستندات Word به Postscript :

برای تبدیل مستندات Word و یا هر نرم افزار دیگر به postscript کافی است که سند مورد نظر را در فایل Print کنید برای این کار ابتدا باید یک درایور چاپگر بر روی Windows خود نصب کنید. توجه کنید که لازم نیست حتمآچاپگر داشته باشید. بیشتر درایورهایی که همراه با CD سیستم عامل Windows وجود دارند قابلیت تولید فایلهای Postscript که قابل خواندن توسط Distiller است را دارند(حداقل چند تایی را که من به طور اتفاقی انتخاب کردم این طور بود) توجه کنید که در هنگام نصب چاپگر در کادری که از شما پورت چاپگر سوال می شود، File را انتخاب کنید.

حالا که چاپگر را نصب کردیم می توانیم سند مورد نظرمان را درون فایلی با پسوند ps ذحیره کنیم بعد می توانیم آن را به PDF تبدیل کنیم. اعمال زیر را انجام دهید(برای نمونه در Microsoft Word XP).

- از منوی فایل گزینه Print را انتخاب کنید.

- کادر محاوره ای Print باز می شود. اطمینان حاصل کنید که چاپگر مورد نظرتان انتخاب شده باشد سپس بر روی ok کلیک کنید.

- نام فایل مورد نظر را با پسوند ps تایپ کنید سپس ok را کلیک کنید.

نکته: پسوند ps را تنها به این خاطر تایپ می کنید که بتوانید این فایل را تنها با دوبار کلیک کردن بر روی icon اش به PDF تبدیل کنید. اگر این پسوند را به دلایلی انتخاب نکردید، می توانید فایل مورد نظر را از منوی File برنامه Adobe Acrobat Distiller باز کنید.

نرم‌افزارهای اداری بخشی از نرم‌افزارهای کاربردی هستند که به اتوماسیون فرایندهای یک سازمان در حوزه خدمات اداری می‌پردازند. سیستم‌های اطلاعات اداری (OFFICE INFORMATION SYSTEM=OIS) از امور اداری ازطریق فناوری اطلاعات حمایت می‌کند. سیستم‌های اطلاعات مدرن از جمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS) است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثر بخش اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم می‌کند. کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آنها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می‌تواند به مدیر سود برساند. بسیاری از نرم‌افزارهای اداری در واقع سیستمهای اطلاعات اداری (MIS) یا از زیر گروه آن ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) هستند.

تعیین مرزهای دقیق و تفاوتهای این نرم‌افزارها با دیگر سیستم‌های مدیریت اطلاعات امکان پذیر نیست و عنوان نرم‌افزارهای اداری باید اندکی با تامل استفاده شود.

به هر حال اصطلاح نرم‌افزارهای اداری در ایران رواج دارد و معمولا شامل این گروه از نرم‌افزارها می‌شود:


نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری :
این دسته از نرم‌افزارها به اتوماسیون فرایندهای اداری و ارتباطات سازمانی می‌پردازند. کارها، درخواست ها، دستورها، و ... در ساختار چرخه? کاری (work flow) بین پرسنل مختلف سازمان به گردش در می‌آید. از دیگر سو، بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل درامور مرتبط با فعالیتهای اداری را اتوماسیون اداری می نامند. نرم‌افزارهای این سیستم را نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری می نامند.

نرم‌افزارهای مدیریت اطلاعات اداری :
این نرم‌افزارها عموما شامل عنوانهایی مانند نرم‌افزارهای پرسنلی، حقوق و دستمزد، خدمات درمانی (بیمه)، و ... می‌شوند. مرز مشخصی بین این نرم‌افزارها و نرم‌افزارهای مالی وجود ندارد. این نرم‌افزارها، حوزه معنایی ارتباطات پرسنلی را در یک سازمان پوشش می‌دهند.


نرم‌افزارهای مالی :
این نرم‌افزارها عموما شامل عنوانهایی مانند نرم‌افزارهای حسابداری، خزانه داری و صندوق، بودجه و اعتبارات و ... می‌شوند. نرم‌افزارهای بانکی و پرداخت اینترنتی هم می‌توانند در این دسته طبقه بندی شوند. هرچند باز هم مرز مشخصی بین این نرم‌افزارها و نرم‌افزارهای مدیریت اطلاعات اداری وجود ندارد، اما این نرم‌افزارها، حوزه معنایی گردش پول یک سازمان را پوشش می‌دهند.


نرم‌افزارهای ویرایش متن و نامه نگاری :
این نرم‌افزارها بیشتر در زمینه مکاتبات اداری کاربرد دارند. انواع نرم‌افزارهای اندیکاتور و دبیرخانه به عنوان نرم‌افزارهای خاص درون سازمانی و نیز بسته نرم‌افزاری مایکروسافت آفیس و پس از آن نرم‌افزار اپن آفیس به عنوان نرم‌افزارهای عمومی تر این شاخه، شناخته‌شده‌ترین نرم‌افزارهای اداری هستند.


نگاه مهندسان نرم‌افزار :
طبقه بندی بالا از دیدگاه مدیریتی، سازمانی و کاربردی است. از نگاه مهندسان نرم‌افزار و از دیدگاه سیستمی، تفاوت معنی داری بین نرم‌افزارهای اداری با دیگر نرم‌افزارهای MIS از لحاظ ساختاری وجود ندارد.